ジュガール、社内手続きに関する問い合わせを自動化する 「AIアシスタント機能」 をリリース
～管理部門の対応負担を軽減し、生産性を高め働きやすい組織へ～
VeBuIn株式会社（本社：茨城県つくば市、代表取締役社長：シャー バビック）は、クラウド型業務プラットフォーム「ジュガール」において、申請・承認業務に関する社内規程やマニュアルへの問い合わせ対応を自動化する「AIアシスタント機能」をリリースしました。社内に点在する規程やマニュアルをナレッジ（業務上の知識やノウハウ）としてアップロードすることで、従業員からの問い合わせに対し、AIが根拠や用例を提示しながら迅速に回答します。これにより、管理部門は煩雑な問い合わせ対応から解放され、戦略的な業務に時間を割けます。一方、従業員も不明点をその場で解決できるため、本来の業務に集中でき、申請ミスの防止にもつながります。その結果、企業全体の生産性を高め、働きやすい職場環境の実現に貢献します。対応可能になりました。
背景
これまで「ジュガール」は、稟議や各種申請などの社内手続きを効率化するワークフローシステムとして、多くのお客様にご利用いただいてきました。
一方で、多くの企業では依然として、申請・承認業務に伴うコミュニケーションに多くの時間が割かれ、本来の業務に十分な時間を充てられないという課題があります。
ジュガールはこの状況を踏まえ、提出依頼・承認依頼・催促・通知など、コミュニケーションを支援する機能を拡充してきました。
そして今回、その取り組みをさらに進め、「社内手続きに関する問い合わせ」に焦点を当てたAIアシスタント機能を提供します。これにより、業務効率化と従業員の心理的な安心を同時に実現します。
主な効果
・管理部門を「問い合わせ作業」から解放：質問対応を軽減し、戦略業務に集中
・社内ナレッジの一元管理：社内規定やマニュアルがまとめて管理されいつでもアクセス可能
・従業員の心理的負担を軽減：いつでも気兼ねなく質問でき安心して情報を得られる
具体的な機能
ジュガールのAIアシスタントは、社内に点在する規程やマニュアルをナレッジとして集約。従業員からの質問には、一次対応をAIが担い、その根拠条文を明示しながら迅速に回答します。これにより、規程を探す手間や管理部門への問い合わせ対応を大幅に削減します。
さらに、RAG（Retrieval-Augmented Generation、検索拡張生成）を基盤にした仕組みにより、常に最新のドキュメントに基づいた回答を生成し、文書名や該当箇所の要約といった参照元を提示できます。これにより、根拠のない誤った回答を防ぎ、信頼性と透明性を備えた自己解決が可能です。
社内の“わからない”をAIが回答
従業員の質問に、ナレッジベースから
スピーディに検索し、即時回答
要約と参照元提示
複雑な規程も分かりやすく要約し、回答とともに参照元を提示。
権限に基づく動的制御：役職や部署ごとに閲覧範囲が設定でき機密情報への不適切アクセスを防止。
ファイルを入れるだけで即AI化：社内規定等を管理画面からアップロードするだけで、AIが自動学習。
抽象的な相談対応：「こんな場合は？」等の漠然とした疑問も対話を通じて具体化し関連情報を提示。
最新化の容易さ：ファイルを更新すれば即座に回答内容も最新化。
想定される主なユースケース例
今回のアップデートにより、より多くの業務や現場での活用が可能となり、今後はさらなる展開が期待されます。
建設業 現場写真への手書き指示、作業進捗の報告
小売り・店舗業 店舗巡回チェック、陳列状況の報告
介護・福祉 訪問記録、対応ログ、位置情報付きの安否確認
運送業 配送完了報告、荷物破損の報告、ドライバー業務日誌
今後の展開
今後、ジュガールではAIアシスタント機能を「単なる問い合わせ対応」から、企業ナレッジの循環と進化を実現する仕組みへ拡張していきます。
１.利用者ごとのパーソナライズ
従業員の役職や所属に応じ、最適化された回答を提供。より精度の高いサポートを実現します。
2.回答元文書へのリンク付与
AIの回答には根拠となる規程やマニュアルへのリンクを提示し、透明性と安心感を担保します。
3.従業員からのフィードバックの活用
従業員からの問い合わせ内容やフィードバックをもとに、規程やナレッジの改善につなげられる環境を提供します。
４.文書活用範囲の拡大
規程・マニュアルに加え、過去の申請書・稟議書・報告書も学習対象に。実務に即した事例ベースの回答を提供可能にします。
5.申請・承認プロセスとの統合
疑問解決から実際の申請・承認フローへの移行をシームレスにし、業務全体を一気通貫でサポートします。
開発者の声
「私たちが目指したのは、“ただ検索できるAI”ではなく、問い合わせ対応から管理部門を解放するAIアシスタントです。最新技術である RAGを活用し、根拠に基づいた信頼性の高い回答を提供することで、従業員が安心して自己解決できる環境を整えました。これにより、間接部門を“戦略部門”へ進化させ、企業全体の生産性と働きやすさの両立に寄与できると考えています。」
